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/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 24 / 5 / DISK2454.ZIP / CVS.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-06-03  |  5.7 KB  |  174 lines
  1.                      CHURCH VISITATION SYSTEM DOCUMENTATION
  2.  
  3.  ==============>> (Press ESCape to return to the Main Menu) <<===============
  4.  
  5.               Thank you for using the Church Visitation System !!
  6.               If you have questions, need help or would like to
  7.               make suggestions about the Visitation System please 
  8.               contact:
  9.  
  10.                            SonShine Software, Inc.
  11.                            P. O. Box 4761
  12.                            Dublin, Georgia  31040
  13.  
  14.                       (912) 272-1714   (9am - 4pm, EST)
  15.  
  16.                     Copyrighted (c) by Ronald Bryan Byxbe
  17.  
  18.  ============================================================================
  19.  
  20.                          1.  General System Concepts
  21.                          2.  What Happens On Each Screen
  22.                          3.  Problem/Error Resolution
  23.  
  24.            ********************************************************
  25.  
  26.  
  27. 1.  General System Concepts
  28.  
  29.         The Church Visitation system (CVS) is designed to help you keep
  30.         track of all your contacts.
  31.  
  32.         Within the Visitation System, you simply enter all your people.
  33.         Each time a visit is made you can record the visit, or contact,
  34.         along with pertinent information, and notes about the visit.
  35.  
  36.  
  37.            ********************************************************
  38.  
  39.  
  40. 2.  What Happens On Each Screen.
  41.  
  42.     a.  Documentation Menu
  43.  
  44.         1.  View Documentation - displays this documentation file.
  45.  
  46.         2.  Print Documentation - prints this documentation file.
  47.  
  48.         3.  Print Order Form - prints an order form.
  49.  
  50.     b.  Contacts Database
  51.  
  52.         1.  Overview
  53.  
  54.             The contacts database is a file of all your contacts.  They
  55.             should be entered into the file by LAST NAME then FIRST NAME.
  56.  
  57.             Example:  Byxbe, Ronald
  58.  
  59.             This will insure that they display in alphabetical order.
  60.  
  61.         2.  Menu Keys
  62.  
  63.             a. Add - allows you do add a new contact.
  64.  
  65.             e. Edit - allows you to change information about the contact.
  66.  
  67.             d. Delete - allows you to delete this contact.
  68.  
  69.             p. Print - this will display a menu with the following choices.
  70.  
  71.                1.  3x5 Cards
  72.                2.  4x6 Cards
  73.                3.  Contacts List
  74.                4.  Labels - always printed in zip code order for mailing.
  75.  
  76.             f. Find - allows you to go directly to a desired contact record
  77.                by entering part of the contacts name.
  78.  
  79. SELECT ==> s. Select - this will display all the visitation records for
  80.                this contact.  If no records are found then a screen will
  81.                be displated asking if you would like to add a new record.
  82.  
  83.                This option can also be selected by press the ENTER KEY.
  84.  
  85.                TRANSACTION OPTIONS:
  86.  
  87.                Add - will add a new contact transaction
  88.  
  89.                Edit - allows change of contact transaction
  90.  
  91.                Delete - allows deletion of transaction
  92.  
  93.                Notes - here you can input general notes about this
  94.                particular visit or contact.  This is generally were
  95.                we tell what happened on the visit.
  96.  
  97.                Help - displays a help screen.
  98.  
  99.  
  100.             t. Tag - The tag option will tag certain records to be
  101.                printed.  Only the records tagged will print.  There
  102.                are three options when using the tag.  Current, All,
  103.                and Selected.
  104.  
  105.                Selected Tag.  On this screen you will select certain
  106.                fields to be tagged.  If you wish to ignore a certain
  107.                field the leave the field blank.  Date fields are
  108.                initialized to 01/01/80.  This is considered to be
  109.                blank.
  110.  
  111.                After you have tagged the records you desire you
  112.                can select the print option.
  113.  
  114.             u. UnTag - This option will Untag all records
  115.  
  116.             n. Notes - this is where you can type general notes about
  117.                the contact.  At this time the notes will not print.
  118.  
  119.             ?. Help - displays a help screen
  120.  
  121.     c.  Display Contacts
  122.         1. Edit - changes a transaction record
  123.         2. Delete - deletes a transaction record
  124.         3. Notes - changes or displays notes
  125.         4. Print - prints report as shown on screen
  126.  
  127.     d.  Contacts by Date
  128.         1. Edit - changes a transaction record
  129.         2. Delete - deletes a transaction record
  130.         3. Notes - changes or displays notes
  131.         4. Print - prints report as shown on screen
  132.  
  133.     e.  ReIndex Data Files
  134.  
  135.         This option should be taken if you delete a lot of records over
  136.         a period of time.  "A Lot" can be defined several ways.  We will
  137.         define it as 10% of the database or 10 to 50 records.
  138.  
  139.         The ReIndex option will remove all deleted records from the file
  140.         and place the file back into sorted order.
  141.  
  142.     f.  Edit System Record
  143.  
  144.         This option is used to record the Name, Address, City of
  145.         your church.  It is also where you input your monitor type.
  146.  
  147.     g.  Quit to DOS - Exits the program.
  148.  
  149.  
  150. 3.  Problem/Error Resolution
  151.  
  152.     a.  System Locks up while loading
  153.     b.  Error 100
  154.     c.  Error 212
  155.     d.  Corrupted Index File
  156.  
  157.     Correction to the above errors can be done by deleting all the index
  158.     files for the program.  The system will rebuild the index files the
  159.     next time you call it up.
  160.  
  161.     To delete the index files simply do the following.
  162.  
  163.     ===>  Go to the directory where you loaded the program
  164.  
  165.           cd\cvs    if cvs is the directory
  166.  
  167.     ===>  Delete all index files
  168.  
  169.           DEL *.IN?  <enter>
  170.  
  171.     ===>  Call up the program
  172.  
  173.           CVS
  174.